Rafrænir reikningar

Rafrænir reikningar

Alla reikninga til Sveitarfélagsins Árborgar og tengdra félaga skal senda með rafrænum hætti í gegnum skeytamiðlara. Mælt er með að sölureikningar eigi uppruna sinn í sölukerfi sem sendir reikninga rafrænt. 

Ef bókhalds og sölukerfi eru ekki tengd við skeytamiðlara má skrá reikning handvirkt. Reikningar skulu ekki sendir á pappír eða PDF formi í tölvupósti samhliða rafrænum reikningum.

Hvernig sendi ég reikning? 

Fyrir aðila sem senda fáa reikninga og/eða eru án bókhaldskerfis eru í boði ýmsar veflausnir þar sem hægt er að handskrá reikning og senda rafrænt frítt eða fyrir lítið. Hvetjum við aðila til að kynna sér þær lausnir sem eru í boði, eins og til dæmis Inexchange ehf. 

• leiðbeiningar fyrir Inexchange

Innihald reikninga

Reikninga skal stíla á kennitölu og stofnun. 

Eftirtaldar kennitölur eru gildar:

• Sveitarfélagið Árborg kt. 650598-2029. Fjölskyldusvið, stjórnsýslu- og fjármálasvið, mannvirkja- og umhverfissvið, eignasjóður (viðhald eldri eigna), byggingarsjóður aldraðar, fráveita, vatnsveita.
• Selfossveitur kt. 630992-2069
• Fasteignafélag Árborgar kt. 460704-3590. Viðhald nýrri eigna.
• Leigubústaðir Árborgar kt. 430114-0420. Rekstur félagslegra íbúða og rekstur Grænumarkar 1-3.

Fram skal koma á reikningi sundurliðun á vöru og/eða þjónustu, magn, eining og einingarverð ásamt öðrum lögbundnum upplýsingum á reikningi.

Einnig þarf að gera ráð fyrir viðbótarupplýsingum sbr. eftirtaldar tilvísanir: 

• Númer og nafn deildar.
• Beiðni send sem viðhengi við rafræna reikninginn (ef framvísað af kaupanda).
• Verknúmer og verkbeiðni vegna framkvæmda.
• Nafn og kennitala þess sem pantar.

Verð seljanda skal innifela allan kostnað sem fellur til. Ekki skulu koma fram á reikningi gjöld sem ekki tengjast seldri vöru eða þjónustu, svo sem seðil- eða þjónustugjöld.

Óskað er eftir að viðbótar upplýsingar, svo sem beiðnir, tíma- og verkskýrslur og önnur mikilvæg gögn séu send sem viðhengi á pdf formi með rafrænum reikningum. Fylgigögn eru þá vistuð með viðkomandi reikningi.

Sveitarfélagið Árborg og tengd félög taka enga ábyrgð á ólögmætum vöruúttektum. Mælt er með að seljendur láti alltaf kvitta fyrir vörumóttöku með greinilegri undirskrift starfsmanns sveitarfélagsins og deildarnúmeri.

Gott er að hafa í huga

• Rafrænir reikningar skulu sendir samdægurs.
• Árborg áskilur sér 30 daga greiðslufrest frá móttökudegi reikninga nema að um annað hafi sérstaklega verið samið.
• Ef reikningur er ekki sendur á réttan stað eða ber ekki með sér nægar upplýsingar til að staðfesta réttmæti hans gildir ekki fyrirheit um greiðslufrest.
• Allir reikningar eru sendir í rafræna uppáskrift og þurfa samþykki að minnsta kosti tveggja starfsmanna áður en þeir eru greiddir.

Fyrirspurnir og/eða ábendingar

Ef nánari upplýsinga er óskað vegna rafrænna reikninga má hafa samband við bókhaldsdeild Árborgar á netfangið bokhald@arborg.is.