Rafrænir reikningar
Frá og með 1. október 2023 tekur Sveitarfélagið Árborg eingöngu við reikningum með rafrænum hætti vegna kaupa á vöru og þjónustu.
Rafrænir reikningar
Alla reikninga til Sveitarfélagsins Árborgar og tengdra félaga skal senda með rafrænum hætti í gegnum skeytamiðlara. Mælt er með að sölureikningar eigi uppruna sinn í sölukerfi sem sendir reikninga rafrænt.
Ef bókhalds og sölukerfi eru ekki tengd við skeytamiðlara má skrá reikning handvirkt. Reikningar skulu ekki sendir á pappír eða PDF formi í tölvupósti samhliða rafrænum reikningum.
Rafrænir reikningar | Leiðbeiningar
Hvernig sendi ég reikning?
Fyrir aðila sem senda fáa reikninga og/eða eru án bókhaldskerfis eru í boði ýmsar veflausnir þar sem hægt er að handskrá reikning og senda rafrænt frítt eða fyrir lítið. Hvetjum við aðila til að kynna sér þær lausnir sem eru í boði, eins og til dæmis Inexchange ehf.
Innihald reikninga
Reikninga skal stíla á kennitölu og stofnun.
Eftirtaldar kennitölur eru gildar:
- Sveitarfélagið Árborg kt. 650598-2029. Fjölskyldusvið, stjórnsýslu- og fjármálasvið, mannvirkja- og umhverfissvið, eignasjóður (viðhald eldri eigna), byggingarsjóður aldraðar, fráveita, vatnsveita.
- Selfossveitur kt. 630992-2069
- Fasteignafélag Árborgar kt. 460704-3590. Viðhald nýrri eigna.
- Leigubústaðir Árborgar kt. 430114-0420. Rekstur félagslegra íbúða og rekstur Grænumarkar 1-3.
Fram skal koma á reikningi sundurliðun á vöru og/eða þjónustu, magn, eining og einingarverð ásamt öðrum lögbundnum upplýsingum á reikningi.
Einnig þarf að gera ráð fyrir viðbótarupplýsingum sbr. eftirtaldar tilvísanir:
- Númer og nafn deildar.
- Beiðni send sem viðhengi við rafræna reikninginn (ef framvísað af kaupanda).
- Verknúmer og verkbeiðni vegna framkvæmda.
- Nafn og kennitala þess sem pantar.
Verð seljanda skal innifela allan kostnað sem fellur til. Ekki skulu koma fram á reikningi gjöld sem ekki tengjast seldri vöru eða þjónustu, svo sem seðil- eða þjónustugjöld.
Óskað er eftir að viðbótar upplýsingar, svo sem beiðnir, tíma- og verkskýrslur og önnur mikilvæg gögn séu send sem viðhengi á pdf formi með rafrænum reikningum. Fylgigögn eru þá vistuð með viðkomandi reikningi.
Sveitarfélagið Árborg og tengd félög taka enga ábyrgð á ólögmætum vöruúttektum. Mælt er með að seljendur láti alltaf kvitta fyrir vörumóttöku með greinilegri undirskrift starfsmanns sveitarfélagsins og deildarnúmeri.
Gott er að hafa í huga
- Rafrænir reikningar skulu sendir samdægurs.
- Árborg áskilur sér 30 daga greiðslufrest frá móttökudegi reikninga nema að um annað hafi sérstaklega verið samið.
- Ef reikningur er ekki sendur á réttan stað eða ber ekki með sér nægar upplýsingar til að staðfesta réttmæti hans gildir ekki fyrirheit um greiðslufrest.
- Allir reikningar eru sendir í rafræna uppáskrift og þurfa samþykki að minnsta kosti tveggja starfsmanna áður en þeir eru greiddir.
Fyrirspurnir og/eða ábendingar
Ef nánari upplýsinga er óskað vegna rafrænna reikninga má hafa samband við bókhaldsdeild Árborgar á netfangið bokhald@arborg.is.
